Một quy trình đầy đủ về cách chọn các đối tác dịch thuật tốt cho các dự án dịch sẽ mang lại hiệu quả cao. Trong đó, bước kiểm tra đối tác dịch thuật trước khi quyết định làm việc với họ có thể coi là một trong những khâu quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng bản dịch sau này, không hề dễ dàng và cần nhiều thời gian để xử lý.

Để giúp bạn kiểm tra các đối tác dịch thuật của mình dễ dàng hơn, chúng tôi khuyên bạn nên áp dụng quy trình 7 bước dưới đây được xây dựng dựa trên kinh nghiệm làm việc với các đối tác dịch thuật khác nhau của nhóm chúng tôi, bao gồm người dịch nội bộ, người dịch tự do và các công ty dịch thuật.

Quy Trình 7 Bước Kiểm Tra Đối Tác Dịch Thuật Của Bạn

quy-trinh-7-buoc-kiem-tra-doi-tac-dich-thuat-cua-ban
Quy Trình 7 Bước Kiểm Tra Đối Tác Dịch Thuật Của Bạn

Bước 1: Yêu Cầu Bảng Đánh Giá Dịch Thuật

yeu-cau-bang-danh-gia-dich-thuat
Yêu Cầu Bảng Đánh Giá Dịch Thuật

Bạn nên yêu cầu bảng đánh giá và xác định ai sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra các đối tác dịch thuật của bạn. Bước này sẽ giúp bạn xem xét và đánh giá chất lượng của bản dịch để tìm đối tác phù hợp nhất cho các dự án dịch của bạn. Do đó, các nhân viên từ các bộ phận liên quan khác nhau cần đảm bảo kết quả thử nghiệm tốt nhất.

  • Một người đánh giá: người hiểu các yếu tố ngôn ngữ và các yêu cầu cụ thể của công ty (chẳng hạn như những từ lóng, danh sách từ không dịch, v.v.). Tốt nhất bạn nên có một biên dịch viên nội bộ có kinh nghiệm để xử lý công việc vì biên dịch viên sẽ hiểu cặn kẽ nội dung và sửa chữa những lỗi thường gặp kịp thời để đáp ứng kỳ vọng của bạn. Nếu chưa có, bạn nên thuê người đánh giá cấp cao hoặc công ty dịch thuật để giúp bạn thực hiện nhiệm vụ này.
  • Một chuyên gia về chủ đề: người hiểu các thuật ngữ được công ty bạn sử dụng thường xuyên để xem xét tính chính xác của các thuật ngữ được sử dụng trong bản dịch thử nghiệm.

Bước 2: Chuẩn Bị Hướng Dẫn Dịch Thuật

Nếu khối lượng tài liệu của bạn khá ít và nội dung không quá chuyên sâu thì bạn có thể bỏ qua bước này. Nếu không, bạn nên chuẩn bị một hướng dẫn dịch thuật với 3 tài liệu chính dưới đây để giúp các đối tác dịch thuật hiểu rõ hơn các yêu cầu và sở thích của bạn

  • Hướng dẫn phong cách dịch bao gồm một bộ quy tắc về phong cách viết, giọng dịch, chính tả, dấu chấm câu, giọng thương hiệu, và các yếu tố văn bản và hình ảnh khác để duy trì tiếng nói thương hiệu nhất quán cho công ty của bạn;
  • Bảng chú giải thuật ngữ dịch là danh sách các thuật ngữ chính được tiêu chuẩn hóa xuất hiện trong các tài liệu, các định nghĩa và bản dịch của chúng;
  • Cơ sở thuật ngữ là danh sách các thuật ngữ chính xuất hiện trong các tài liệu và định nghĩa của chúng.

Xin lưu ý rằng hướng dẫn dịch trong quy trình thử nghiệm chủ yếu được sử dụng để kiểm tra khả năng của người dịch trong việc tuân theo các hướng dẫn và yêu cầu của bạn hơn là kiểm tra khả năng của họ để thực hiện chính xác như dự án thực tế.

Bước 3: Tạo Ra Một Chiến Lược Đo Lường

Điều quan trọng trong các dự án dịch thuật là bạn phải tạo ra một chiến lược đo lường hoặc KPI với các chỉ dẫn rõ ràng trước khi bạn kiểm tra các đối tác dịch thuật của mình. Những chỉ dẫn này sẽ giúp bạn đánh giá bản dịch của ứng viên một cách chính xác, nhanh chóng và công bằng.

Các số liệu cho mỗi dự án khác nhau dựa trên các yêu cầu cụ thể của nó. Nói chung, chiến lược đo lường của bạn nên bao gồm 3 chỉ số chính như sau:

  • Biểu mẫu báo cáo LQA: Biểu mẫu LQA được sử dụng để đánh giá chất lượng ngôn ngữ của bản dịch. Biểu mẫu bao gồm nhiều loại lỗi như chính tả, ngữ pháp và bố cục. Mỗi danh mục sẽ được đánh giá dựa trên mức độ nghiêm trọng của lỗi được phân loại theo Mức độ nhẹ, Mức độ vừa và Mức độ nghiêm trọng với các số liệu. 
  • Tỷ lệ tốc độ: Bạn cần đặt một số (ngưỡng được xác định trước) trong một bài kiểm tra được coi là đạt hoặc không đạt. Con số này được tính bằng cách cộng điểm của tất cả các phân đoạn từ chỉ số QA ở trên. Nếu tổng điểm thấp hơn ngưỡng của bạn, bài kiểm tra được coi là “không đạt” và bạn có thể loại đối tác này ra khỏi danh sách của mình.
  • Thời gian giao hàng: Đây là một số liệu quan trọng để kiểm tra thái độ và tinh thần làm việc của các đối tác dịch thuật của bạn. Họ có thể cung cấp bản dịch đúng thời hạn không?

Trong trường hợp họ không thể đáp ứng được thời hạn, họ có thông báo cho bạn và yêu cầu gia hạn thời hạn hay họ chỉ gửi bản dịch cho bạn chậm 2 ngày mà không có bất kỳ lời giải thích và xin lỗi nào? Bởi vì thời gian giao hàng có thể nói lên rất nhiều điều về phong cách làm việc và trách nhiệm của các đối tác dịch thuật của bạn.

Bước 4: Chuẩn Bị Bài Kiểm Tra Cho Các Đối Tác Dịch Thuật Của Bạn

chuan-bi-bai-kiem-tra-cho-cac-doi-tac-dich-thuat-cua-ban
Chuẩn Bị Bài Kiểm Tra Cho Các Đối Tác Dịch Thuật Của Bạn

Hầu hết các công ty dịch thuật và dịch giả tự do đồng ý làm một bài kiểm tra miễn phí dưới 300 từ (tầm khoảng 1 trang A4). Nếu bạn muốn họ thực hiện một bài kiểm tra với khối lượng lớn hơn, bạn nên xem bài kiểm tra là một dự án thử nghiệm nhỏ, có trả phí để thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với thời gian và công sức của họ.

Ngoài ra, bài kiểm tra cần có nội dung và các điều khoản liên quan đến các dự án thực tế để đảm bảo rằng các đối tác dịch thuật của bạn có thể xử lý tốt loại nội dung cụ thể đó. Hình thức của một bài kiểm tra thông thường bao gồm 3 cột: (1) Bản gốc (do nhóm của bạn điền vào); (2) Bản dịch (sẽ do người dịch thực hiện), và (3) Ghi chú của người dịch.

Cột ghi chú được sử dụng để người dịch giải thích lý do tại sao họ chọn thuật ngữ cụ thể hoặc tài liệu tham khảo của họ. Điều này giúp nhóm quản lý dịch thuật hiểu được cách người dịch tạo ra bản dịch của họ, có cái nhìn thấu đáo về khả năng, tư duy và trách nhiệm của họ, thay vì chỉ tập trung vào chất lượng bản dịch.

Bước 5: Gửi Bài Kiểm Tra Cho Các Đối Tác Dịch Thuật Của Bạn

Trước khi kiểm tra, bạn có thể liên lạc với các đối tác dịch thuật của mình qua tin nhắn tức thì như Skype, Wechat hoặc Whatsapp để phản hồi nhanh hơn. Tuy nhiên, trong giai đoạn giao tiếp này, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng email để gửi bài kiểm tra đã chuẩn bị cho họ. Cách giao tiếp chính thức này thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn và tránh bỏ sót thông tin do một số lượng lớn các tin nhắn khác.

Trong email, bạn nên bao gồm các thông tin và tệp sau:

  • Hướng dẫn dịch thuật mà bạn đã chuẩn bị ở bước 2;
  • Hướng dẫn chi tiết cho người dịch;
  • Thời hạn cho bài kiểm tra.

Bước 6: Đánh Giá Bài Kiểm Tra Của Các Đối Tác Dịch Thuật Của Bạn

Bên cạnh việc đánh giá khả năng của họ trong việc xử lý nội dung của công ty bạn, bài kiểm tra còn giúp bạn kiểm tra các đối tác dịch thuật của mình về thái độ làm việc của họ có ảnh hưởng lớn đến sự hợp tác giữa hai bên sau này.

  • Đánh giá chất lượng: Áp dụng chiến lược đo lường bạn đã tạo ở bước 3. Bước này nên được tiến hành bởi các nhà ngôn ngữ học cấp cao, những người có kinh nghiệm dịch tài liệu của công ty bạn trước đó và hiểu rõ về tiếng nói thương hiệu của bạn để đánh giá bản dịch tốt hơn.
  • Đánh giá thái độ: Phong cách giao tiếp có rõ ràng không? Họ có đáp ứng yêu cầu của bạn không? Nếu họ bỏ lỡ thời hạn, họ có thông báo cho bạn không? Họ có sẵn sàng cải thiện chất lượng bản dịch của họ theo nhận xét của bạn không? Xem xét những câu hỏi này sẽ cho bạn câu trả lời về việc liệu họ có phải là đối tác dịch thuật mong muốn mà bạn nên hợp tác hay không.

Bước 7: Thông Báo Kết Quả Cho Các Ứng Viên

Một sai lầm phổ biến của rất nhiều người ở bước này là chỉ thông báo kết quả cho những thí sinh đạt và bỏ qua những thí sinh không đạt. Bất kể kết quả là gì, bạn cần thông báo kết quả cho tất cả các ứng viên dịch thuật của mình về việc họ có nhận được công việc hay không cùng với nhận xét của bạn về những lỗi họ mắc phải trong bài kiểm tra hoặc tại sao họ không thành công. Phản hồi sẽ có lợi cho cả người dịch và bạn.

+ Xem thêm bài viết: Lựa Chọn Công Ty Dịch Thuật Chuyên Nghiệp Hay Dịch Giả Tự Do

Kết Luận

Với những chia sẻ về quy trình các bước kiểm tra một đối tác dịch thuật chuyên nghiệp như trên, chúng tôi hy vọng rằng bạn đã có được một quy trình khép kín chất lượng để đánh giá bất kỳ công ty dịch thuật nào trong và ngoài nước. Nếu bạn có nhu cầu tìm kiếm dịch vụ dịch thuật chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với công ty dịch thuật Dichthuatvisa để được tư vấn miễn phí và nhận được báo giá dịch thuật tốt nhất trên thị trường hiện nay.

Chia Sẻ Kinh Nghiệm Dịch Thuật